Politique de confidentialité

ALTUS ASSESSMENTS INC. a toujours accordé une grande importance au respect de la confidentialité des renseignements relatifs aux candidats, notamment à celui des renseignements personnels qui lui ont été fournis.

Dans le cadre des services offerts, Altus collecte des renseignements personnels et a élaboré la présente politique afin de vous renseigner au sujet de l’engagement continuel de l’entreprise visant à s’assurer que les renseignements qu’elle obtient durant ses activités demeurent exacts et confidentiels.

Qu’entend-on par renseignements personnels?

Il est considéré que le terme « renseignements personnels » désigne tout renseignement, enregistré sous une forme quelconque, au sujet d’une personne identifiée ou d’une personne dont l’identité peut être déduite ou déterminée à partir dudit renseignement. La présente politique ne s’applique pas aux « renseignements à caractère professionnel » (par exemple le nom, le titre, les coordonnées professionnelles) ni aux données agrégées à partir desquelles l’identité d’une personne ne peut être obtenue. Altus conserve le droit d’utiliser les renseignements à caractère professionnel ou les données agrégées de façon éthique et dans un contexte approprié.

Raisons pour lesquelles Altus collecte des renseignements personnels

Altus peut collecter et utiliser les renseignements personnels fournis de manière orale ou écrite (y compris de manière électronique) par les candidats, les établissements d’enseignement ou par toute autre tierce partie pour les raisons suivantes :

  1. Déterminer l’admissibilité d’un candidat afin de savoir s’il peut utiliser les services en ligne d’Altus;
  2. Valider l’identité des utilisateurs des services en ligne d’Altus;
  3. Fournir et communiquer des renseignements au sujet des calendriers et des services offerts par Altus aux candidats, aux établissements d’enseignement et à toute autre tierce partie;
  4. Transmettre des résultats d’évaluation ainsi que des données et des documents pertinents aux établissements d’enseignement participants;
  5. Transmettre les renseignements personnels des candidats nécessaires aux établissements d’enseignement (ou à leurs représentants) dans lesquels le candidat a fait une demande d’admission;
  6. Effectuer des enquêtes auprès des candidats afin d’analyser, pour des raisons statistiques et de recherche, des aspects comme les données démographiques des candidats, les facteurs influençant les choix de carrière, etc.;
  7. Fournir des statistiques d’évaluation et de formation aux établissements d’enseignement participants;
  8. Gérer les relations qu’entretient l’entreprise avec les candidats et avec les établissements d’enseignement;
  9. Respecter les exigences juridiques et réglementaires; et

poursuivre tout autre objectif compatible à ces fins.

Collecte et divulgation des renseignements personnels par Altus

Altus collecte, utilise et divulgue des renseignements personnels à des fins considérées raisonnables dans les circonstances et seulement les renseignements nécessaires dans le respect des raisons énumérées ci-dessus. Altus ne collecte des renseignements personnels qu’à travers des moyens équitables et légitimes. Les renseignements personnels sont collectés systématiquement auprès de tous les candidats par l’intermédiaire des services en ligne, des documents transmis par la poste, des messages envoyés par courriel et par télécopieur afin que ceux-ci soient ajoutés au dossier du candidat. Ces renseignements sont également collectés lors des appels téléphoniques reçus par Altus à des fins de vérification.

Les renseignements personnels sont utilisés et divulgués uniquement aux fins décrites dans la présente politique et Altus n’effectue autrement aucun commerce, ni échange ni troc, ni aucune divulgation des renseignements personnels qu’elle a obtenus.

Divulgation des renseignements personnels à votre sujet

Altus peut divulguer des renseignements personnels à votre sujet dans les situations suivantes :

  1. Aux personnes et aux organisations qui font appel à ses services d’évaluation;
  2. Aux responsables des programmes de formation générale indiqués par les candidats et auxquels ceux-ci souhaitent envoyer leurs résultats;
  3. Les personnes et les organisations qui offrent des services au nom d’Altus, y compris les personnes effectuant la vérification de l’identité des utilisateurs ainsi que celles assurant le maintien, la révision et le développement de ses systèmes, de ses procédures et de ses infrastructures, notamment les tests et les mises à jour des systèmes informatiques de l’entreprise.

Lorsque Altus divulgue des renseignements personnels à une tierce organisation, Altus conclut une entente écrite exigeant que cette organisation utilise et divulgue ces renseignements uniquement aux fins autorisées et qu’elle mette en place des mesures de sécurité pour assurer la protection de ces renseignements personnels. Toutefois, Altus n’est pas responsable de la manière dont ces tierces organisations utilisent les renseignements personnels.

Dans certains cas, les personnes et les organisations qui offrent des services au nom d’Altus peuvent utiliser ou stocker ces renseignements à l’extérieur du Canada. Les renseignements personnels stockés à l’extérieur du Canada peuvent être régis par des lois différentes que celles en vigueur au Canada et peuvent être accessibles, lorsque la loi le permet, aux organismes chargés de l’application des lois situés à l’extérieur du Canada. Altus est déterminée à assurer la protection des renseignements personnels et évaluera les conséquences relatives à la confidentialité en lien avec la divulgation de renseignements personnels à des fournisseurs de services tiers situés dans certaines juridictions avant d’établir une relation qui exigera la divulgation de renseignements personnels.

Veuillez noter qu’il existe des circonstances dans lesquelles l’utilisation et/ou la divulgation de renseignements personnels peuvent être justifiées ou autorisées sans l’obtention d’un consentement et lorsqu’Altus est dans l’obligation de divulguer ces renseignements. Ces circonstances peuvent être les suivantes :

  1. Lorsque cela est requis par la loi, par ordonnance ou exigence d’un tribunal, d’un organisme administratif ou d’un autre tribunal gouvernemental;
  2. Lorsqu’Altus estime, en se fondant sur des motifs raisonnables, qu’il est nécessaire de protéger les droits, la confidentialité, la sécurité ou la propriété d’une personne ou d’un groupe identifiable;
  3. Lorsque cela est nécessaire afin de déterminer ou de percevoir les sommes qui sont dues à Altus;
  4. Lorsque cela est nécessaire afin de permettre à Altus d’exercer les recours disponibles ou de limiter tout dommage qu’elle pourrait encourir;
  5. Lorsque ces renseignements sont publics.

Lorsqu’il est exigé ou autorisé de divulguer des renseignements sans l’obtention d’un consentement, Altus ne divulguera pas plus de renseignements que ce qui est demandé.

Consentement

Sauf si la loi le permet, aucun renseignement personnel n’est collecté sans obtenir au préalable le consentement de la personne visée par la collecte, l’utilisation et la distribution de ces renseignements. Il est possible toutefois qu’Altus sollicite un consentement pour utiliser et divulguer des renseignements personnels après qu’ils aient été récoltés, lorsqu’Altus souhaite utiliser les renseignements en question à une fin qui n’est pas décrite dans la présente politique ou pour laquelle la personne concernée n’a pas préalablement accordé son consentement.

La transmission de renseignements personnels à Altus signifie que la personne concernée accepte que l’entreprise collecte, utilise et divulgue leurs renseignements personnels et qu’elle consent à ce qu’elle le fasse conformément à la présente politique. De plus, des autorisations ou des consentements particuliers peuvent être obtenus de temps à autre lorsqu’une situation est jugée appropriée.

Dans la plupart des situations et sous réserve des limitations légales ou contractuelles, une personne peut en tout temps refuser ou retirer son consentement en transmettant un préavis dans un délai raisonnable. Il doit être noté que dans certaines situations, les services ne peuvent être offerts que dans les cas où la personne transmet des renseignements personnels à Altus. En conséquence, lorsqu’une personne choisit de ne pas fournir les renseignements personnels requis, Altus peut ne pas pouvoir offrir les services demandés.

Exactitude et conservation des renseignements personnels

Altus s’efforce de s’assurer que tous les renseignements personnels qui lui sont fournis et qui sont en sa possession sont aussi exacts, à jour et complets que nécessaire pour l’utilisation prévue à cet effet.  Altus offre la possibilité aux personnes d’effectuer la mise à jour des renseignements personnels à leur sujet afin d’en assurer l’exactitude et la fiabilité. Les personnes sont responsables de s’assurer que les renseignements personnels à leur sujet sont exacts et elles ont à tout moment la possibilité d’y apporter des modifications. Dans la mesure du possible, Altus avisera les tierces parties ayant reçu des renseignements inexacts afin qu’elles puissent aussi apporter des corrections à leurs dossiers.

Les renseignements personnels à votre sujet sont conservés aussi longtemps que nécessaire conformément aux raisons pour lesquelles ils ont été collectés. Cette période peut s’étendre au-delà de la relation qu’une personne entretient avec l’entreprise, mais uniquement pendant la durée nécessaire à l’entreprise pour obtenir suffisamment de renseignements afin d’effectuer des recherches, résoudre des situations pouvant survenir à une date ultérieure et pour toute autre raison pertinente aux fins pour lesquelles les renseignements ont été collectés.

Protection des renseignements personnels

Altus s’efforce de maintenir un niveau adéquat de sécurité physique, procédurale et technique en ce qui concerne les bureaux et installations de stockage des renseignements afin de prévenir tout risque de perte, abus, accès non autorisé, divulgation ou modification des renseignements personnels d’une personne. Ceci s’applique aussi à la manière selon laquelle les renseignements personnels sont supprimés ou détruits.

De plus, Altus protège les renseignements personnels en limitant l’accès aux employés ayant un besoin d’en connaître le contenu afin de permettre à l’entreprise d’offrir son service ou ses renseignements.

Si un employé d’Altus utilise à mauvais escient les renseignements personnels, cela sera considéré comme une grave infraction et des mesures disciplinaires pourront être prises, pouvant aller jusqu’à la cessation d’emploi. Si un individu ou un organisme utilise à mauvais escient les renseignements personnels transmis dans le but de fournir des services à Altus ou de fournir des services en son nom, cela sera considéré comme un grave problème et des mesures pourront être prises, pouvant aller jusqu’à la résiliation de l’entente de service entre Altus et cet individu ou organisme.

Accès aux renseignements personnels à votre sujet

Altus autorise un droit raisonnable d’accès aux renseignements personnels qu’elle détient au sujet d’une personne pour en effectuer la révision et s’efforce de fournir les renseignements en question dans un délai raisonnable, habituellement dans les 30 jours suivant la requête. Afin d’assurer une protection contre les demandes d’accès frauduleuses, avant d’accorder l’accès ou de permettre d’apporter des corrections, l’entreprise pourra demander une quantité de renseignements jugée suffisante pour lui permettre de confirmer que la personne faisant la requête est autorisée à le faire.

Altus se réserve le droit de ne pas modifier les renseignements personnels, mais ajoutera tout changement que la personne concernée juge approprié.

Altus se réserve le droit de refuser l’accès aux renseignements personnels lorsque les renseignements demandés correspondent aux énoncés ci-dessous :

  1. Divulgueraient (i) des renseignements personnels, y compris des opinions, au sujet d’autres personnes ou de personnes décédées; ou (ii) des secrets industriels ou d’autres renseignements commerciaux confidentiels qui pourraient nuire à Altus ou à la position de concurrence qu’occupe une tierce partie, ou nuire à des dispositions contractuelles ou à des négociations en cours menées par Altus ou par une tierce partie;
  2. Sont assujettis au secret professionnel ou au secret liant un avocat à son client;
  3. Ne sont pas facilement accessibles et le coût pour les fournir serait disproportionné par rapport à la nature ou à la valeur de ces renseignements;
  4. N’existent pas, ne sont pas détenus ou ne peuvent pas être trouvés par Altus;
  5. Pourraient raisonnablement causer (i) un grave préjudice au traitement ou au rétablissement de la personne concernée, (ii) un préjudice émotionnel grave à cette personne ou (iii) à une autre personne, ou un préjudice physique grave à une autre personne;
  6. Peuvent nuire ou interférer avec les activités d’application de la loi et d’autres fonctions d’enquête ou de réglementation d’un organisme autorisé par la loi à exercer de telles fonctions;
  7. Sont requis pour tout autre motif en vertu des lois applicables.

Lorsque les renseignements ne sont pas divulgués ou ne peuvent pas l’être, les raisons seront données à la personne ayant présenté la requête.

Altus ne répondra pas aux requêtes à caractère répétitif ou vexatoire. Afin de déterminer si une demande se qualifie comme telle, Altus tiendra compte de facteurs tels que la fréquence à laquelle les renseignements sont mis à jour, l’objectif de l’utilisation des renseignements et la nature de ceux-ci.

Altus n’exigera aucuns frais pour vérifier et corriger les renseignements à votre sujet; toutefois, dans la mesure où les lois applicables l’autorisent, il pourrait y avoir des frais qui vous seront imposés si vous avez besoin d’une copie des dossiers.

Réponses à vos préoccupations en matière de confidentialité

Dans l’éventualité où vous auriez des questions au sujet des éléments suivants : (i) l’accès aux renseignements personnels à votre sujet; (ii) la collecte, l’utilisation, la gestion ou la divulgation des renseignements personnels pratiquée par l’entreprise; ou (iii) la présente politique, veuillez envoyer un message par courriel à l’adresse :

legal@altusassessments.com.

Altus effectuera une enquête au sujet de toute plainte et, lorsque celle-ci sera justifiée, l’entreprise prendra toutes les mesures raisonnables pour résoudre le problème.